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[ 206] 各種証明・申請手続きガイド
[引用サイト]  http://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/todoke/shomei/index.html

外務省で取り扱っている証明は、公印確認(日本の公文書に押印された公印の確認証明)またはアポスティーユ(付箋による証明)の2種類ですが、外国での各種手続き(結婚・離婚・出生、査証取得、会社設立、不動産購入など)のために日本の公文書を提出する必要が生じ、その提出先機関から、日本にある提出先国大使館(領事館)の認証(領事認証)または外務省の認証を取得するよう要求された場合に必要となるものです。
公印確認かアポスティーユのどちらの証明が必要になるのか、何の書類が必要になるのかは、提出先国がハーグ条約(認証不要条約)に加盟している国かどうかも含め、提出先により異なりますので、詳細につきましては事前に提出先機関または日本にある提出先国大使館(領事館)にご確認ください。
なお、ハーグ条約に加盟していない国へ提出する公文書の認証は全て公印確認となり、また、同条約に加盟している国であっても、アポスティーユとなる場合と公印確認となる場合があります。
(注)2007年7月14日より、大韓民国がハーグ条約(認証不要条約)に加盟しますので、同国向けの公文書については、アポスティーユを付与することが可能となります。
なお、同国はアポスティーユの対象とならない書類については、これまでどおり外務省の証明を得ることなく直接駐日大韓民国大使館(または領事館)が認証を行うこととする由ですので、詳しくは駐日大韓民国大使館(または領事館)にご照会ください。
(注)外務省では、海外からの申請は受け付けておりません。海外に滞在されている方で、外務省の証明が必要な方は、国内代理人を通じて申請してください。
(注1)東京都内及び神奈川県内の公証人役場を利用される場合は、申し出により外務省の認証を受けることができますので、外務省での申請は必要ありません。
(注2)埼玉、茨城、栃木、群馬、千葉、長野、新潟及び静岡の公証役場を利用される場合は、申し出により当該(地方)法務局の出向くことなく証明を受けることができます。ただし、その後外務省の認証を受ける必要があります。
(注3)外務省での認証手続きのあと、東京都内の外国大使館(領事館)でさらに認証を受ける必要がある方については、申請の翌稼働日以降午前9時から受け取りが可能ですので、郵便ではなく窓口で受け取られることをおすすめ致します。
(注4)公印確認またはアポスティーユをした書類を駐日外国大使館・領事館向けに外務省から直接郵送することはいたしておりませんので、ご了承ください。
なお、石川県、岐阜県、愛知県以西からの申請(及び照会)については、地理的に近い大阪分室(大阪府庁内)での手続きをおすすめいたします。
証明の対象となる公文書は原則発行後3ヶ月以内の公文書で、提出先の要求するものに限らせて頂いておりますので、提出先・大使館等にあらかじめご確認ください。なお、公文書上に公印及び発行日が記載されていることを必ず確認の上、申請を行ってください(公印ではなく署名がなされているもの、個人の印鑑が押印されているものは受理の対象とはなりませんのでご注意ください)。
証明は同一文書につき1通が原則です。予備目的は認められませんので、御了承ください。なお、出生後30日以上経過した出生児の出生届(ペルー)や滞在許可申請及び住民登録手続き(オランダ)等、国や地域によっては、同一文書につき2通の証明が必要になる場合もありますので、あらかじめ提出先機関または提出先大使館等にご確認ください。
来訪の際は必ず旅券、運転免許証、住基カード及び外国人登録証等の写真付きの公文書をお持ちください。これら証明書をお持ちでない方は保険証をお持ちください。
証明書を必要としている方(当事者)の個人情報(戸籍謄(抄)本、住民票、婚姻要件具備証明書、学位記、卒業・成績証明、健康診断書等)に係る書類に対しての証明申請手続きは、当該当事者による申請(本人申請)が原則です。代理申請を希望する場合は、当事者よりの委任状(ファックスで取り寄せたものでも可)を必ず提出してください。なお、旅行業者、行政書士、弁護士等は官公署で依頼人に代わり諸手続をすることが認められておりますので、委任状は必要ありません。ただし、旅行業者等であることが確認できる身分証明書を必ずお持ちください。
郵便で申請・受け取りを希望する方、または受け取りのみを郵便で行いたい方は、任意の郵送方法を選んで頂くことになりますが、郵送途中の紛失等に関しては、当方として一切責任を負いかねますので、ご了承ください。また、書留、簡易書留、配達記録及びEX PACKで返送する場合は、証明書を受け取る際に受領印が必要となります。不在の場合はその後、2〜3回の再配達が行われますが、その後も不在であった場合は外務省宛に返送となりますのでご注意ください。返信用切手については任意の郵送方法及び書類の重さにより料金が異なりますので、詳しくは最寄りの郵便局にお問い合わせ頂くか、こちらをクリックしてください。なお、主な郵便方法と一般的な料金は以下のとおりです。
窓口での申請の際に必ず切手及び返信用の封筒(返送する証明書が入る大きさで、送付先住所が記載されているもの)をご提出ください。
駐日外国大使館(領事館)または提出先機関より、外務省での認証を要求している書類(戸籍謄(抄)本等の公文書の原本)を公的機関から入手する。なお、書類のホチキスを外したり、加筆等をしないでください。
◇返信用の封筒(返送する証明書が入る大きさで、宛先が記入済のもの ※外務省から駐日外国大使館・領事館への直接発送はいたしておりません。)
なお、書類不備等があった場合は、当方よりご連絡致しますので、必ず(日中に連絡が取れる)電話番号をお書きください。
アポスティーユ申請の場合、アポスティーユという付箋による証明書(18cm×18cmの紙)が証明を受ける書類に添付されるため、重量が多少増しますので、返信用封筒に貼る切手は若干余裕をもってご用意ください。
郵便による申請受付は国内郵便に限られます。海外からの郵便申請受付、海外への書類の郵送はいたしておりません。
郵送による申請を希望する方は、郵便申請時に外務省作成の所定の申請書を同封する必要があります。申請書は「公印確認」申請書、または「アポスティーユ」申請書の2種類です。
ファックス機能付き電話機から外務省FAXシステムにアクセスすることによって、当ホームページが送信されます。必要な申請書を切り取って使用してください。 申請書をご覧になりたい方はこちらをクリックしてください。
画面上からダウンロードまたはプリントアウトができない場合は、返信用の切手を貼付した封筒を同封の上、提出先国名・必要な申請書種類(公印確認申請書、アポスティーユ申請書)及び申請書の必要部数を記した書簡(様式はありません)を申請窓口(外務本省(東京)または大阪分室)に郵送していただければ、後日申請書をお送りいたします。
留学、海外での結婚、海外への赴任などに際して、外国の関係機関に対し、卒業証書、婚姻要件具備証明書、戸籍謄(抄)本及び健康診断書等を提出する必要が生ずる場合があります。関係機関によっては、当該書類に駐日外国領事による認証(領事認証)を要求する場合があります。但し、駐日外国領事に認証してもらうために外務省による証明が必要とされる場合には、外務省(領事局領事サービス室証明班及び大阪分室)では、日本の官公署やそれに準ずる機関(独立行政法人、特殊法人)が発行した文書に押印された公印について、公印確認の証明の付与を行っています。委任状、履歴書、定款、公文書の英語訳等、個人や会社で作成した私文書でも、公証人による公証及び地方法務局長による公証人押印証明が付されていれば、証明することができます((6)私文書(外国向け私署証書)の認証手続きをご参照ください)。
なお、外務省における公印確認は、その後の駐日外国大使館(領事館)での駐日領事による認証が必要となる証明ですので、必ず駐日外国領事による認証を受けてから当該国関係機関へご提出下さい。
登記官の発行した登記謄本等については、その登記官の所属する地方法務局長による登記官押印証明が必要となります。
国によっては、健康診断書を発行する機関(病院)を指定する場合がありますが、外務省では私立病院が発行した健康診断書への公印確認証明はできませんので、ご注意ください。
米国、英国、フランス等、ハーグ条約(認証不要条約)に加盟している国(地域)に証明書を提出する場合には、原則駐日外国領事による認証は不要となります。この場合、提出する公文書に外務省においてアポスティーユ(付箋による証明)の付与が行われていれば、駐日外国領事による認証はなくとも、駐日外国領事の認証があるものと同等のものとして、提出先国(地域)で使用することが可能になります。なお、加盟国であってもその用途によって、駐日外国領事の認証を必要とする公印確認を要求する機関がありますので、ご注意ください。
2004年4月(平成16年度)より、国立大学及びその付属機関(小・中・高等学校、病院、研究所等)のすべてが、また、国立病院についてもそのほとんどが独立行政法人となりました。(国立病院のうち独立行政法人に移行していないのは国立センター病院8施設及び国立ハンセン病療養所13棟のみ。)これに伴い、独立行政法人化された国立大学、その付属機関及び国立病院の発行する証明書(例:卒業証明書、学位記、成績証明書、健康診断書等)に外務省のアポスティーユ証明を受けることができなくなりましたのでご注意願います。なお、平成16年4月1日以降に発行された書類についてもアポスティーユ証明の代わりに公印確認証明を受けることは可能ですので、提出先(駐日外国大使館・総領事館)にご相談頂いた上で、必要な場合には公印確認を申請してください。また、公立大学、公立の小・中・高等学校、公立大学の付属病院など公立の機関に関しては、東京都立大学等の公立大学のように順次平成16年度以降法人に移行しているところもありますので、アポスティーユの対象にならない機関があります。
アポスティーユの対象となるかどうかご相談・ご照会頂ければ、外務省がその都度当該機関等を通じ確認することとします。
なお、登記官の発行した登記謄本等については、その登記官の所属する(地方)法務局長による登記官押印証明が必要となります。また、私文書であっても公証役場において公証人の公証を受け、且つ、その公証人の所属する(地方)法務局長による公証人押印証明があれば外務省の認証を受けることができます。なお、公証人、登記官、(地方)法務局長のいずれのアポスティーユ証明を付与するかは提出先機関によって異なりますので、必ずご確認ください。
公印確認申請と同様に、国公立病院、公立大学付属病院及び赤十字病院が発行する健康診断書を取得する際は、検査医のサインと同時に病院の公印、病院名及び発行日が付されていることを必ずご確認ください。
認証を受けようとする書類が公文書であることが前提となりますが、私文書であっても公証役場において公証人の公証を受けたもので、その公証人の所属する(地方)法務局長による公証人押印証明があれば、外務省の認証を受けることができます。
東京都内及び神奈川県内の公証役場で取り扱う件については、申請者の要請により(地方)法務局の公証人押印証明、外務省の公印確認証明またはアポスティーユが取得できます。これにより(地方)法務局や外務省へ出向くことなく、手続きを終えることができます!
東京都内及び神奈川県内の公証役場では、外務省が前もって公証人の署名押印を直接証明することにより、手続きが簡略化されています。但し、提出先国の領事認証が必要な場合は、外務省での認証の後に駐日外国大使館(領事館)での領事認証の手続きを行ってください。
海外に所在する日本の在外公館では、その国で生活する日本人からの申請に基づいて、いろいろな証明書を発給しています。主要な証明の概要は次の通りです。
各種証明書の申請方法、手数料、必要書類等、詳細については証明を受けようとする在外公館に直接お問い合わせください。
外国にお住まいの日本人が当該国のどこに住所(生活の本拠)を有しているか、あるいは当該国内での転居歴(過去、どこに住んでいたか)を証明するものです。また当該国以外の外国の居住歴もそれを立証する公文書があれば証明することができます。
在留証明は、あくまでも現在外国にお住まいの方(日本に住民登録のない方)が不動産登記、恩給や年金手続き、在外子女の本邦学校受験の手続き等で、日本の提出先機関から外国における住所証明の提出が求められている場合に発給される一種の行政証明です。
在留証明申請手続きについて、発給条件、必要書類の概要は以下のとおりです。ただし、発給までに要する日数や開館日、申請受付時間は、現地事情や業務量等により異なりますので、詳しくは証明を受けようとする在外公館に直接お問い合わせください。在外公館のホームページをご覧になりたいかたはこちらをクリックしてください。
なお、平成18年4月1日より在留証明書の様式が変更となりました。主な変更は、これまでの様式では居住場所に加えて本籍地も証明する形となっておりましたが、変更後は在留の事実(居住の事実)のみを証明することとなります。ただし、「本籍地」の欄は提出先の意向等もありますので、これまで通り残すこととします。本籍地の都道府県名は必ず記入して頂きますが、市区郡以下の住所につきましては、わからない場合や提出機関より記入しなくてよいというのであれば省略することができます。
日本国籍を有する方(二重国籍を含む。)のみ申請ができます。従って、既に日本国籍を離脱された方や日系人を含む外国籍者は発給の対象外です。
証明を必要とする本人(注2)が公館へ出向いて申請することが必要です。ただし、本人が公館に来ることができないやむを得ない事情がある場合は、委任状をもって代理申請を行うことができる場合もありますが、具体的には事前に当該在外公館にご相談下さい。
既に日本国籍を離脱された方に対しては、例外的な措置として「居住証明」で対応する場合があります。発給条件、必要書類等は証明を受けようとする在外公館に直接お問い合わせください。
本人申請が原則です。在留証明は上述のとおり、遺産分割協議や不動産登記、その他申請される方にとって重要な用途に使用されるため、公館としては申請する方の意思と提出先機関の確認を行うと同時に本人の生存確認を行う必要があります。
日本国籍を有していること及び本人確認ができる書類(有効な日本旅券、本邦公安委員会発行の有効な運転免許証等)
住所を確認できる文書(例:現地の官公署が発行する滞在許可証、運転免許証、納税証明書、あるいは公共料金の請求書等に住所の記載がある、現地の警察が発行した居住証明等)
遠隔地にお住まいの方や病気等個々人の事情により、在外公館に出向いて申請することが困難な場合には、郵便による申請も受けつけております。ただし、できあがった証明書は手数料の納付後に窓口にてお渡ししておりますので、申請人本人または代理人(委任状が必要)が一度は在外公館へ出向いていただくことになります。
在留証明は在外公館のみで発行している証明書です。外務省(東京)や大阪分室では在留証明の申請受理・発給の事務取扱いは行っておりませんので、休暇や出張等での一時帰国の際に本邦で在留証明を入手することはできません。
日本に帰国後、海外に在住していたことを証明する必要が生じた場合には、現地公的機関が発行した納税証明書、公共料金の領収書、現地の運転免許証あるいは旅券に押印された外国の出入国管理当局による出入国印等を、直接国内関係機関に提示の上、ご相談ください。どのような書類が在留証明の代わりとして認められるかは提出先が判断することになります。
在アメリカ合衆国日本国大使館、在マレーシア日本国大使館及び在広州日本国総領事館の3公館では、在留証明他一部の証明について電子申請することができます。詳しくは、上記公館ホームページよりお入りください。
日本に住民登録をしていない海外に在留している方に対し発給されるもので、申請者の署名(及び拇印)が確かに領事の面前でなされたことを証明するものです。
証明の方法は2種類です。形式1は在外公館が発行する証明書と申請者が領事の面前で署名した私文書を綴り合わせて割り印を行うもの、形式2は申請者の署名を単独で証明するものです。どちらの証明方法にするかは提出先の意向によりますので、あらかじめ提出先にご確認ください。
日本においては不動産登記、銀行ローン、自動車の名義変更等の諸手続き等、さまざまな理由で印鑑証明の提出が求められますが、日本での住民登録を抹消して外国にお住まいの方は、住民登録抹消と同時に印鑑登録も抹消されてしまいます。そのため法務局や銀行等では、海外に在留している日本人には印鑑証明に代わるものとして、署名証明の提出を求めています。
日本国籍を有する方のみ申請ができます。従って、既に日本国籍を離脱された方(注1)や日系人を含む外国籍者は発給の対象外です。
領事の面前で署名(及び拇印)を行わなければならないので、申請する方ご本人が公館へ出向いて申請することが必要です。代理申請や郵便申請はできません。
既に日本国籍を離脱された方が不動産登記手続きで署名証明を必要とする場合、外国籍取得前に有していた日本国旅券や戸籍(除籍)謄(抄)本などの書類により本人確認が出来れば発給の対象者となります。発給条件、必要書類等の詳細は証明を受けようとする在外公館に直接お問い合わせください。
事前に署名(及び拇印)した文書を持参した場合は、事前の署名(及び拇印)を抹消の上、領事の面前で改めて余白に署名(及び拇印)していただくことになります。
住所を確認できる文書(例:現地の官公署が発行する滞在許可証、運転免許証、納税証明書、あるいは公共料金の請求書等に住所の記載がある、現地の警察が発行した居住証明等)
(注)外国で一定の住所を有していない方は、日本に住所登録をしていないことが確認できる書類(住民票の除票等)
本人の署名を証明するのは、基本的には現地の公証人です。外国籍者は現地の公証人に依頼することになります。
領事官が、公証人のようにあらゆる私文書について申請者の署名を証明することができるわけではありません。本件署名証明は、あくまで海外にお住まいの日本人が印鑑証明を必要とする際に、印鑑証明の代わりに発給されるものです。
外国人との婚姻や外国籍を取得する等さまざまな理由から、外国関係機関から日本人等に対し、いつ、どこで出生したかなど、身分上の事項について証明書の提出を求められることがあります。在外公館で取り扱っている身分上の事項に関する証明は以下のとおりです。
独身であって、婚姻能力を有しており、相手方と婚姻することにつき日本国法上何らの法律的障害がないことを証明するもの
日本人に限られる場合と既に日本国籍を離脱された方や外国人も申請できる場合があります。必要書類は基本的には戸籍謄(抄)本(できる限り新しいもの)となりますが、詳細については証明を受けようとする公館に直接お問い合わせください。
申請される方が提出された翻訳文が原文書(本邦官公署が発行した公文書)の忠実な翻訳であることを証明するものです。外国で会社を設立する、外国の会社に就職する等さまざまな理由から外国関係機関から本邦における企業の登記簿謄本の翻訳が必要である場合や、どこの学校を卒業したか、あるいはどんな国家免許・資格等を所持しているかの証明が必要である場合は翻訳証明で対応することになります。
ただし、翻訳証明ではなく、印章の証明(本邦官公署またはそれに準ずる独立行政法人、特殊法人、または学校教育法第1条に規定された学校等が発行した文書の発行者の印章(職印または機関印)の印影が真正であることを証明するもの)でも対応可能な場合もありますので、申請前に提出先にご相談ください。
私文書は取り扱うことができませんが、私文書に対し我が国公証人が私署証書をしたものを、当該公証人が所属している(地方)法務局長が公証人押印証明をしたものは対象になります。
有効期限のある公文書(例えば運転免許証等)は有効期限内のものに限ります。有効期限が明記されていないものは、原則として発行後6ヶ月以内としておりますが、できる限り新しいものをお持ちください。ただし、学位記等再発行されないものについては発行年月日にかかわりなく受理できます。
本邦の官公署またはそれに準ずる独立行政法人、特殊法人、または学校教育法第1条に規定された学校が発行した文書の発行者の印章(職印または機関印)の印影が真正であることを証明するもので、外国の関係機関にあてて外国文で発給されます。外国の公文書は翻訳人を明記した和訳文を添付することで本邦官公署において受理されますので、外国の公文書に対する印章の証明は行いません。あらかじめ証明を受けようとする公館にご相談ください。
本邦の官公署の発行する公文書、または独立行政法人、特殊法人、学校教育法第1条に定められた学校の発行する文書が対象となります。
私文書は取り扱うことができませんが、私文書に対し我が国公証人が私署証書をしたものを、当該公証人が所属している(地方)法務局長が公証人押印証明をしたものは対象になります。
有効期限の明記がない文書については、原則として発行後6ヶ月以内が対象となります。できる限り新しい文書をお持ちください。なお、国家免許証、卒業証書等の1通しか発行されないものは発行年月日にかかわらず対象になり得ます。
海外にお住まいの方は在外公館(日本大使館・総領事館)が申請窓口となります。外務省は警察庁に対し発給の取次依頼を行います。
米国、カナダ、オーストラリア、ニュージーランド等へ永住申請を行う、あるいはヨーロッパで商業活動を行うために長期滞在(就労)査証等の申請をする等、様々なケースで外国関係機関より当該国の法律に基づき、警察証明書の提出を要求される場合があります。
提出機関によっては警察証明の代わりに、申請人自ら、「犯罪歴はない」旨の申述文書に、公証人が署名証明した証書で代用できる場合がありますので、提出機関に相談してください。
住民登録又は外国人登録のある市区町村を管轄する警察本部が申請の窓口となります(警察署では申請できません)。
海外に居住している方が一時帰国の際に申請を行う場合は、最終住所登録のある市区町村を管轄する警察本部が窓口となります。窓口受付時間・必要書類・発給までの日数・手数料等の詳細については、直接警察本部にお問い合わせください。
基本的には居住地を管轄する在外公館が申請窓口となりますが、申請者の個々の事情により管轄区域外の公館でも申請することができます。
申請時に指紋を採取します。指紋採取は在外公館で行う場合と現地警察署等で行う場合がありますので、詳細については各在外公館にお問い合わせください。
在外公館から申請する場合は、外務省を経由して警察庁への発給取次を行っている関係上、入手までに概ね2ヶ月前後かかりますので、申請は余裕をもって行ってください。(注:証明書が手元に届くまでに3ヶ月以上かかる場合もあります。)
(A)どのような手続きが必要になるのかは、日本の方式で結婚するのか、外国の方式で結婚するのかによって異なります。日本の方式で結婚する場合には、市区町村役場へ、外国の方式で結婚する場合には、日本にある当該国の大使館・領事館に手続きについて確認してください。
(A)書類に不備がなかった場合、申請日の翌日以降、お受け取りになれます(ただし、土日・祝祭日を除く)。
Q3 遠方に住んでいますが、申請は外務省(東京・大阪)まで行かないとできませんか?郵便申請はできますか?
(A)外務本省(東京)と大阪分室では受付時間、受取時間が異なります。詳しくはこちらをクリックしてください。
(A)外務省では翻訳は行っておりません。申請者ご本人が翻訳したものを提出することで受理される場合もあれば、翻訳に対して公証人による公証と地方法務局長による公証人押印証明、さらに外務省の認証を必要とする場合、または翻訳業者を指定している場合等さまざまです。詳細につきましては提出先となる在本邦外国大使館・総領事館等、当該外国提出機関にお問い合わせください。
(A)郵便による申請受付は国内郵便に限られます。なお、警察証明書のみは国内であっても郵便による申請・受領はできませんので、受領代理人または事務代行業者等にご依頼ください。
(A)外務省では特に有効期限は定めていません。提出先となる在本邦外国大使館・総領事館等や当該外国機関の判断によります。
グアドループ島、仏領ギアナ、マルチニーク島、レユニオン、ニューカレドニア、ワリス・フテュナ諸島、サンピエール島、ミクロン島、仏領ポリネシア
ジャージー島、ガーンジー島、マン島、ケイマン諸島、バーミューダ諸島、フォークランド諸島、ジブラルタル、モンセラット、セントヘレナ島、アンギラ、タークス・カイコス諸島、英領バージン諸島

 

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